Cara Menulis Email Yang Baik Dan Benar Bagi Pemula

Bagi Anda yang ingin mengetahui lebih jauh tentang masalah e-mail, ada satu hal yang perlu Anda pelajari terlebih dahulu. Yaitu bagaimana cara menulis email yang baik dan benar bagi pemula. Sebab dengan mengetahuinya, banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan. Dan salah satu yang terpenting adalah Anda akan terlihat profesional, dan mudah mendapatkan kepercayaan dari orang yang Anda kirimi email. Tapi, ini bukanlah tips yang pasti benar. Ini hanyalah tips dari pengalaman saya selama ini yang sering mengirim dan menerima email.

Mungkin dalam menulis email, banyak yang berfikiran bahwa itu sulit dilakukan dengan baik oleh pemula. Padahal anggapan tersebut tidak selamanya benar. Tidak sulit kok kalau Anda ingin berusaha. Apa lagi kan banyak tutorialnya di internet. Dan apa yang Anda baca saat ini pun termasuk juga untuk mengajarkan kepada Anda cara menulis email yang baik dan benar bagi pemula lo sobatku. Jadi, sangat rugi kalau tidak menyimaknya sampai tuntas. 

Baiklah, berikut cara menulis email yang baik dan benar bagi pemula.

1. Penerima Harus Jelas Dan Benar

Jika Anda ingin menulis email, hal pertama yang harus Anda perhatian adalah pemberian nama email atau alamat email penerima dengan sejelas dan sebenar mungkin. Jangan sampai  Anda telah menulis dan mengirim email, ternyata ternyata alamat email yang dituju salah ketik. Itu hanya sia-sia belaka.

Mungkin Anda juga perlu tahu Apa jadinya kalau alamat email penerima salah ketik? Yang jelas, kalau salah ketik ya email tidak akan bisa terkirim. 

2. Pemberian Subjek atau Judul Harus Baik Dan Sesuai Tujuan

Yang kedua, tentunya Anda harus tahu juga, bahwa subjek pada email itu perlu diisi guna memperjelas maksud dan tujuan email Anda. Subjek itu akan menjadi sebuah judul yang bisa dibaca di kotak masuk orang yang menerima email.

Saya beri contoh, saya akan membuat dan mengirim email ke akun email saya yang lain dengan subjek "LAPORAN JUMLAH KOMPUTER YANG DIPERBAIKI JUNI 2015". Lihatlah seperti berikut ini.

Penggunaan subjek email

Kalau email berhasil dikirim, maka di kotak masuk email tujuan akan tampil seperti pada gambar berikut.

Kalau begitu kan lebih Rapi, dan tentunya lebih mudah dikenali serta menarik perhatian orang yang Anda kirimi email. :)

3. Isi Yang Bagus

Yang perlu Anda perhatikan saat menulis email selanjutnya adalah bagian isi. Memang isi adalah bagian ketiga pada artikel ini. Tapi ini adalah bagian yang sangat penting, dan sangat perlu diperbagus agar email yang Anda kirim dapat diterima dengan baik oleh orang lain.

Ada lima hal yang ada pada isi email yang perlu Anda perhatikan. Yaitu penggunaan bahasa baku atau bahasa yang mudah dimengerti, pembuka yang tepat, isi, Variasi teks, dan lampiran jika diperlukan. Berikut penjabaran masing-masing.

• Bahasa Baku Dan Bahasa Yang Mudah dimengerti

Gunakan bahasa yang baku jika Anda ingin menulis email resmi ke mana pun. Jika Anda ingin mengirim email kepada orang Indonesia, ya gunakan saja bahasa Indonesia yang baku, yang baik dan benar. Tentu itu belumlah cukup. Gunakan gaya bahasa yang mudah dimengerti orang lain agar mereka cepat paham terhadap isi email Anda. 

Jika Anda menggunakan bahasa Inggris, ya gunakan juga bahasa baku dong. Yang penting jangan gunakan bahasa yang tidak dimengeri oleh orang lain, seperti menggunakan bahasa daerah, padahal orang tersebut adalah orang inggris.. Jangan lupa, jangan gunakan bahasa 4lay.. Menjijikkan :v

Tapi kalau Anda tidak ingin menggunakan bahasa baku, cukup bahasa yang bisa dimengerti oleh orang yang akan menerima email Anda..

• Pembuka Yang Tepat

Pembuka email harus diisi dengan kata yang tepat. Sebut nama seseorang, instansi, atau perusahaan yang ingin Anda kirimi email. Contohnya: Dear bpk wahyudi, kepada bapak wahyudi, Dengan hormat, kepada PT. Bintang Runtuh, dan contoh-contoh lain seperti itu.

Intinya, pada bagian pembuka ini Anda harus mengisinya dengan basa-basi permisi kepada orang yang Anda kirimi email agar Anda terlihat sopan, agar mereka senang dengan tamu yang sopan seperti Anda...

• Isi teks email Singkat, Padat Dan Jelas

Saat Anda mulai menulis e-mail pada bagian isinya, Lebih baik tulis saja seperlunya dengan teks singkat, padat dan jelas. Jangan terlalu berpanjang lebar dan bertele-tele sehingga membuat pembaca malah bingung sendiri. Ketik saja apa tujuan Anda, mau apa, dan embel-embel lainnya dengan bahasa yang mudah dimengerti.

Baca juga: 
cara menulis dan mengirim email lewat gmail

Cara mengirim file lewat email
Contoh alamat email

Contoh: "Bapak, kami adalah distributor alat-alat olahraga yang menjual alat olahraga dengan harga terjangkau. Kami ingin menawarkan barang kepada bapak, dengan harga terjangkau dan diskon spesial kepada bapak untuk hari ini saja. Jika bapak berkenan ingin membeli, tim kami siap mengantarkannya ke rumah Anda untuk dicoba terlebih dahulu".

• Beri Atachment atau Lampirkan File Jika Perlu

Lampirkan file jika Anda perlu mengirim file seperti file documen, software, foto dll kepada orang lain.. Gunakan fitur atachment di email Anda untuk melakukannya.

Tombol atachment di gmail Untuk mengirim file

File lampiran sangat diperlukan untuk lebih mempermudah pekerjaan Anda. Misalnya seorang dosen meminta mahasiswanya mengirim tugas akhir lewat email. Tidak mungkin ribuan kata tugas akhir bisa ditulis dengan mudah hanya lewat email. Kan lebih baik ditulis di Microsoft word, kemudian hasil tulisan tersebut dikirim lewat email. Itu lebih simpel. Karena si dosen bisa mengunduhnya, dan menyimpannya di komputer.

• Beri fariasi teks jika diperlukan

Anda bisa memberikan fariasi pada teks email Anda kalau Anda memerlukannya. Anda bisa menulis email dengan berbagai macam jenis teks, berbagai macam warna, bentuk, (tebal, miring, bergaris bawah), Memberi nomor, memberi warna latar, mengatur bentuk teks (kecil, normal, besar dan super besar dll). Semuanya bisa Anda atur pada tombol A seperti gambar berikut.

Penggunaan fariasi pada teks email

Silahkan berkreasi. Tapi ingat, untuk masalah fariasi jangan terlalu berlebihan . Jangan sampai Anda malah membuat isi email Anda terlihat norak.

4. Penutup

Bagian penutup atau closing adalah bagian yang tak kalah pentingnya jika Anda ingin menulis email yang baik. Karena bagian penutup akan bisa memberikan nilai plus jika digarap dengan baik. Nah, penutup yang baik adalah penutup yang bisa membuat orang lain tambah tertarik dengan apa yang Anda telah kirim.

Contoh email penutup: 

Demikian email dari kami, jika bapak ada pertanyaan tentang produk yang kami jual, silahkan balas email ini. Kami akan siap menjawab pertanyaan Anda. Terimakasih, :) 

Hormat kami, Budi santoso

Nah sobatku, sekarang Anda bisa berkreasi sesuka hati untuk masalah email ini. Demikian tulisan saya tentang cara menulis email yang baik dan benar bagi pemula, saya harap apa yang saya bagikan ini ada manfaatnya untuk Anda. Aamin... Wassalamualaikum :)